In Teil 1 der Serie zum übersetzungsgerechten Schreiben, „Wie senke ich Übersetzungskosten?“, habe ich eine Übersicht über vier Pfeiler für übersetzungsgerechtes Schreiben gegeben. Teil 2 „Der Text“ zeigt auf, worauf man beim Verfassen von Texten achten kann, die übersetzt werden sollen.
Hier in Teil 3 „Layout und Medien“ zeige ich, wie konsequentes Arbeiten mit Datei- und Formatvorlagen und eine gute Vorbereitung von Audio- und Video-Inhalten und Bildern Ihre Inhalte einfacher und damit günstiger zu übersetzen macht.
Layout: Datei- und Formatvorlagen
Wenn Sie Inhalte erstellen, von denen klar ist, dass sie in mindestens eine weitere Sprache übersetzt werden sollen, sollten Sie auch im Blick behalten, wie diese Inhalte strukturiert und formatiert werden.
Dateivorlagen helfen Ihnen, wenn Sie mehrere ähnliche Dokumente erstellen wollen – für einen „One-Shot“ sind sie meist unnötiger Aufwand. Dennoch: Überlegen Sie, ob Ihr aktuelles Dokument in Zukunft Geschwister bekommen wird, für die es sich lohnt, das Seitenlayout, die nötigen Formatvorlagen (Schriften, Farbschemata, Listen mit Ihrem Logo als Aufzählungszeichen, etc.) sowie ggf. Datenbank-Verbindungen (z. B. für die Serienbrief-Funktion oder das automatische Einfügen von Kataloginhalten) über eine Dateivorlage direkt verfügbar zu haben.
Ein Kernelement solcher Vorlagen sind, ob nun in MS Word oder Adobe InDesign, Formatvorlagen. Mit Formatvorlagen definieren Sie Vorgaben wie Zeilen- und Absatzabstände, Schriftart und -größe, Schrift- und Hintergrundfarben, Hervorhebungen wie Fett, Kursiv und diverse Unterstreichungen, die Darstellung von Hyperlinks, Tabulator-Stopps und vieles mehr.
Formatvorlagen sind aber auch schon für alleinstehende Dokumente relevant: Eine Direktformatierung z.B. über die Ribbon-Leiste von Word gilt immer nur für den aktuellen Absatz oder den aktuell ausgewählten Text:
Info: Übersetzer/-innen können heutzutage mit ihren CAT-Tools die meisten Dateiformate öffnen und bearbeiten, auch wenn sie nicht selbst über das passende DTP-Programm verfügen. In der Praxis am meisten verbreitet ist allerdings die Arbeit mit dem Office-Paket von Microsoft sowie mit InDesign, FrameMaker und RoboHelp von Adobe, die über XML-basierte Dateiformate bzw. Austauschformate wie IDML oder XLIFF verfügen. Ihr Übersetzer berät Sie gerne zu sinnvollen Optionen für die Lokalisierung.
Wenn Sie hingegen Formatvorlagen definieren und diese konsequent statt Direktformatierungen nutzen, können Sie später durch das Anpassen der Formatvorlage alle so formatierten Elemente auf einen Schlag der neuen Optik anpassen:
Wieso sind Formatvorlagen wichtig für die Übersetzbarkeit?
Formatvorlagen helfen Ihnen, für Ihren Content eine einheitliche Optik zu erzielen und diese später leicht dokumentenweit anzupassen, etwa, wenn sich das Corporate Design ändert (wer liebt es nicht?). Wenn ein Dokument übersetzt werden soll, zieht dies aber Folgen für die Gestaltung und das Layout von Inhalten nach sich, die über den bloßen Text hinausreichen:
- Eine veränderte Textlänge heißt mehr oder weniger Platzbedarf: Übersetzungen können je nach Sprachkombination länger oder kürzer sein als der Originaltext (Deutsch „Dampfschifffahrtskapitän“, 24 Zeichen vs. Französisch „capitaine de la navigation à vapeur“, 35 Zeichen, +45,8% Länge). Daraus ergibt sich, dass eine gut lesbare Seite mit viel Weißraum plötzlich sehr gedrängt wirken kann, oder vormals sauber nebeneinander platzierte Elemente nun ineinander ragen oder die Seitengrenze überschreiten können. Wenn Sie mit 2 Klicks die Schriftgröße im ganzen Dokument verändern oder allen Überschriften einen leicht anderen Absatzabstand zuweisen können, kann dies manchmal schon ausreichen und langwierige „Umbauarbeiten“ vermeiden.
- Andere Kulturen haben andere Konventionen in Bezug auf Layout und Typografie, man denke nur an die im US-Raum übliche Einrückung der ersten Zeile von Absätzen. Auch Farben und ihre zugewiesene Bedeutung können ein schwieriges interkulturelles Feld sein. Diese Einstellungen auf einen Schlag anpassen zu können, ist Gold wert.
- Besonderheiten in der Bedienung von Übersetzungs-Tools: Übersetzer sehen meist nicht den Inhalt „in bunt und in Farbe“, wie Sie oder Ihre Kunden ihn sehen, sondern im CAT-Tool eine vereinfachte tabellarische Ansicht: Satzweise den Originaltext links und die Übersetzung rechts daneben. Alle Formatierungen, Hyperlinks und andere nicht zu übersetzende Elemente wie automatische Seitenzahlen sieht der Übersetzer als sogenannte „Tags“ oder plazierbare Elemente (engl. „Placeables“), die unveränderlich sind. Das entbindet den Übersetzer davon, sich mit dem fehleranfälligen und mühsamen Abtippen von Steuercodes beschäftigen zu müssen. Eine große Anzahl von Direktformatierungen kann dann aber zur gefürchteten „Tag-Suppe“ (engl. „tag soup“) führen, welche den zu übersetzenden Text unübersichtlich macht und wiederum zu Fehlern führen kann.
Eingebettete Medien
Die am häufigsten eingebetteten Medien sind Bilder, die entweder bedeutungstragend (Abbildungen, Grafiken, Illustrationen, Screenshots, …) oder Gestaltungselemente (Trenner, Rahmen, Ornamentik, …) sein können.
Wenn sich wegen eines veränderten Textvolumens die Positionierung von grafischen Elementen ändert, ist dies in der Regel ein DTP-Problem und Sie müssen mit Ihrem Übersetzer klären, wer diese Zusatzaufgabe übernehmen kann und soll: Der Übersetzer, Sie als Kunde oder ein separater DTP-Spezialist.
Mit Blick auf Übersetzungen sind insbesondere Screenshots und beschriftete Abbildungen interessant. Es ist in der technischen Dokumentation zum Glück mittlerweile anerkannte Praxis, Abbildungen nicht direkt zu beschriften, sondern in Pixelgrafiken Zahlen oder Buchstaben als Beschriftung zu nutzen und die Legende dazu im Text zu platzieren, wo sie einfach übersetzt werden kann. Bei Screenshots oder Fotos von Maschinen mit relevanten Textinhalten müssen diese in der Regel auf der Basis der fremdsprachlichen UI/HMI-Oberfläche neu erstellt werden. Dies geschieht idealerweise, bevor der Text und die Abbildungen den Übersetzer erreichen, damit er sicherstellen kann, dass Bildinhalte und Text (auch) in der Übersetzung übereinstimmen.
Manchmal ist es nicht möglich, fremdsprachige Abbildungen zur Verfügung zu stellen, zum Beispiel bei Fotos von Maschinen für die technische Dokumentation. Sprechen Sie mit Ihrem Übersetzer darüber – er kann immer noch anbieten, die enthaltenen Texte separat zu liefern oder sie in der zu liefernden Übersetzungsdatei durch über das Bild gelegte Textfelder zu „pfuschen“ – manchmal genügt dieser (oft unschöne) Workaround. Eine Pixelgrafik in einem Grafikprogramm wie Photoshop „unsichtbar“ anzupassen, ist jedoch meist aus Kostengründen nicht sinnvoll.
Info: Vielfach tritt das Problem von Pixelgrafiken mit übersetzbaren Texten bei MS PowerPoint–Präsentationen auf: Wenn Diagramme, Charts und beschriftete Elemente wie Pfeile nicht als PowerPoint-Elemente, sondern als Grafik von einer Präsentation in die andere kopiert werden, weil das der einfachste Weg zu sein scheint, das Original-Layout zu erhalten, dann verliert man dabei die Übersetzbarkeit! Wenn möglich, fügen Sie daher alle Diagramme und beschriftet Elemente wie Pfeile nicht als Grafik ein!
Bei Vektorgrafiken (z. B. SVG) ist die Sachlage etwas anders, weil diese aus Text bestehen und darin enthaltene Textelemente daher extrahiert, übersetzt und wieder eingefügt werden können, um eine zielsprachliche Vektorgrafik zu erhalten.
Ein Wort zu Audio- und Video-Content
Bei Inhalten, die nicht gedruckt, sondern vorrangig online z. B. als Website oder App zur Verfügung gestellt werden, bietet es sich an, den Text um Audio- und Video-Inhalte (inkl. manipulierbare 3D-Inhalte) zu erweitern. Diese erhöhen die Nutzerinteraktion, das Interesse und die Aufmerksamkeit und ermöglichen Menschen, deren Lernpsychologie nicht textorientiert ist, einen besseren Zugang zu Ihren Inhalten.
Wenn in diesen Inhalten gesprochener oder geschriebener Text enthalten ist, sollten Sie auch dessen Übersetzung in Betracht ziehen. Dies kann z.B. durch Untertitelung erfolgen oder durch die Transkreation (fremdsprachliche Neufassung) des Sprechtextes kombiniert mit einem Voiceover oder einer Neuvertonung. Sprechen Sie Ihren Übersetzer an, was im Einzelfall sinnvoll ist.
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